Política de Tratamiento de Datos Personales (Partner Odoo)
Realnet (en adelante, “la Compañía”), identificada con NIT 901.997.348, con domicilio en Medellín Colombia, en calidad de Partner Odoo y proveedor de servicios tecnológicos, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables en Colombia.
1. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales de clientes, prospectos, usuarios finales autorizados por los clientes, proveedores, contratistas, candidatos y colaboradores, recolectados por medios físicos, electrónicos, telefónicos o digitales.
2. Responsable del tratamiento
- Razón social: Realnet.sas- NIT: 901.997.348- Domicilio: Calle 47 Nº 42-40 - Correo de privacidad: dir.comercial@realnet.com.co- Teléfono: 316 625 0053
3. Definiciones básicas
Para esta política aplican las definiciones legales de: dato personal, dato sensible, titular, tratamiento, responsable, encargado, autorización, transferencia y transmisión.
4. Principios
La Compañía trata datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
5. Datos que tratamos
- Identificación y contacto: nombre, documento, cargo, empresa, teléfono, correo.- Datos comerciales y contractuales: historial de servicios, facturación, pagos, soporte.- Datos técnicos de operación: usuarios de sistemas, logs de acceso, metadatos de uso.- Datos laborales/proveedores: los estrictamente necesarios para relación contractual.
No solicitamos datos sensibles salvo necesidad legal o contractual justificada y con autorización expresa.
6. Finalidades del tratamiento
- Evaluar, gestionar y formalizar relaciones comerciales y contractuales.- Implementar, configurar, soportar y mantener soluciones Odoo y servicios asociados.- Gestionar tickets, incidentes, continuidad del servicio y seguridad de la información.- Facturar, cobrar, cumplir obligaciones contables, fiscales y regulatorias.- Enviar comunicaciones operativas, transaccionales y de servicio.- Realizar acciones comerciales sobre servicios propios, cuando exista base legal y posibilidad de oposición.- Cumplir órdenes de autoridades y deberes legales.
7. Tratamiento en calidad de Responsable y Encargado
- La Compañía actúa como Responsable respecto de datos propios de su operación comercial, administrativa y laboral.- La Compañía puede actuar como Encargado cuando trate datos personales por cuenta de sus clientes (Responsables), bajo contrato de transmisión y según instrucciones documentadas del cliente.
8. Base legal y autorización
El tratamiento se realiza con autorización previa, expresa e informada del titular, o con otra base legal habilitante. El titular puede revocar la autorización y/o solicitar supresión cuando proceda legalmente y no exista deber contractual o legal de conservación.
9. Compartición de datos
La Compañía podrá compartir datos con:
- Odoo S.A. y/o infraestructura tecnológica necesaria para la prestación del servicio.- Proveedores tecnológicos (hosting, correo transaccional, respaldo, monitoreo, soporte).- Asesores legales, contables y autoridades competentes.
Cuando aplique transferencia internacional, se adoptarán medidas contractuales y de seguridad razonables para proteger los datos.
10. Seguridad de la información
La Compañía implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables, incluyendo control de acceso, gestión de credenciales, respaldos, registro de eventos, confidencialidad del personal y gestión de incidentes, para prevenir acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o alteración de datos.
11. Conservación
Los datos se conservan por el tiempo necesario para cumplir la finalidad, obligaciones contractuales, legales, fiscales, de auditoría y defensa jurídica. Cumplido ese término, se eliminan, anonimizan o bloquean según corresponda.
12. Derechos del titular
El titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.- Solicitar prueba de autorización.- Ser informado sobre el uso de sus datos.- Revocar autorización y/o solicitar supresión cuando proceda.- Presentar quejas ante la SIC por infracciones a la normativa.
13. Procedimiento de consultas y reclamos
Las solicitudes de habeas data deben enviarse a dir.comercial@realnet.com.co con:
- Nombre e identificación del titular.- Descripción clara de la solicitud.- Datos de contacto para respuesta.
La Compañía responderá en los términos legales vigentes.
14. Menores de edad
No tratamos datos de menores de edad salvo autorización legal válida y finalidad estrictamente necesaria.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde 04/05/2026. La Compañía puede actualizarla por cambios normativos o operativos; la versión vigente estará publicada en https://realnet.com.co/tratamiento-datos.